必要書類は沢山

社団法人の設立時に準備すべき必要書類はたくさんある

社団法人の定款の内容がきまった後は、行政機関に対して申請や届出を行うための書類の作成作業にとりかかるのが一般的です。法人を設立するにあたって作成しなければならない書類の種類はたくさんあり、その大半のものに提出期限が定められているので、書類を揃える作業はスケジュールを緻密に立ててからとりかかる必要があります。

社団法人をつくる一連の流れの中で、最初の書類の提出先となるのは公証役場です。公証役場では、公証人から定款の認証を受けますが、この手続きに臨む際には定款3通、設立者全員分の印鑑登録証明書を1人につき1通持参しなければなりません。また、この他にも必要書類があり、社員に法人が含まれる場合はその法人の登記事項証明書を1通、公証役場に来られない者がいる場合はその者が作成した委任状を1通用意する必要があります。

公証役場での認証手続きが終わると、3通提出した定款のうち2通が返却されます。返却された定款には認証文が付されており、このうちの1通が法務局で行う社団法人の設立登記申請における必要書類の一つとなっています。その登記申請では、定款の謄本の他にも、設立登記申請書、登記事項が保存されている記録メディア、理事および監事の就任承諾書、印鑑届書の提出が必須となっています。この他にも必要書類が存在しますが、何を用意しなければならないのかは、理事会の有無や定款記載の有無などによって異なります。

例えば、理事会を設置しない社団法人だと、理事に就任する者全員の印鑑登録証明書が各1通必要ですが、理事会を設置する場合は印鑑登録証明書は代表理事のものだけで十分です。その代わり、代表理事以外の理事については住民票を1通ずつ用意しなければなりません。また、役員について定款に記載しなかった場合は、正規の手順で役員を選任したことを示す書類として、役員を決めた時の会議の議事録を提出する必要があります。

社団法人の設立手続きにおける必要書類は、すべて過不足なく用意しなければならず、提出時に不備が見つかると申請が受理されません。また、申請が受理されても、書類の内容に誤りや不明確な点があると、提出先から修正を求められる場合があり、修正点が多数あると一度申請を取り下げなければならなくなります。もし、法人の社員となる者だけで社団法人の設立に必要となる書類を揃えられるかどうかに不安があるのなら、専門家である弁護士や行政書士に代理人に就いてもらって準備をすすめていくと良いでしょう。